1. Quan hệ hợp đồng giữa đối tác kinh doanh và Zľavomat
Zľavomat dựa trên quan hệ hợp đồng với đối tác kinh doanh (sau đây gọi là "Người quan tâm") trung gian bán hàng hóa và dịch vụ của Người quan tâm cho người tiêu dùng cuối cùng (sau đây gọi là "Khách hàng" hoặc "Khách hàng").
Đối tượng của hợp đồng ký kết giữa Người quan tâm và Zľavomat là cho thuê nền tảng thương mại và trung gian. Một phần của việc cho thuê nền tảng thương mại là xử lý thanh toán từ khách hàng.
Khi ký kết hợp đồng, bạn, với tư cách là Người quan tâm, cũng sẽ được tạo quyền truy cập vào giao diện đối tác (sau đây gọi là "Giao diện"): https://www.zlavomat.sk/partner, sẽ được gửi đến email bạn đã chỉ định. Quyền truy cập này sẽ giúp bạn theo dõi tất cả các chương trình, quyết toán, đặt chỗ, tổng quan về voucher, v.v. Quyền truy cập như vậy có thể được tạo cho nhiều người, bao gồm cả kế toán (chỉ cần liên hệ với đại diện kinh doanh của bạn).
2. Bán phiếu mua hàng và thanh toán của chúng
Khách hàng thông qua cổng thông tin điện tử Zlavomat.sk mua phiếu mua hàng. Số tiền cho các phiếu này được giữ trong tài khoản ngân hàng của Zlavomat. Số tiền này ngay từ đầu là của bạn, vì vậy bạn cần phải nộp thuế giá trị gia tăng nếu bạn là người nộp thuế GTGT. Tổng quan về nghĩa vụ thuế bạn có thể tìm thấy trong Giao diện, phần Quyết toán – Tổng quan thanh toán chương trình – Tổng quan cho GTGT (xem mục 4). Trong tổng quan Thanh toán riêng lẻ, bạn sẽ tìm thấy file xls với thông tin cụ thể về từng voucher. Dựa trên bộ lọc, nó sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn.
3. Hệ thống quyết toán
Tài chính cho các voucher và hàng hóa đã sử dụng được chúng tôi chuyển từ tài khoản của mình 3 lần mỗi tháng, vào ngày 3, 12 và 22 hàng tháng. Nếu ngày này rơi vào ngày nghỉ, tiền sẽ được chuyển vào ngày làm việc tiếp theo. Cùng với quyết toán cũng sẽ có hóa đơn hoa hồng từ Zľavomat, được khấu trừ trực tiếp từ doanh thu.
Sau khi kết thúc chương trình, cùng với quyết toán cuối cùng và hóa đơn hoa hồng, cũng sẽ quyết toán cái gọi là "Thù lao đặc biệt của nhà cung cấp". Khoản mục này đại diện cho phần voucher chưa sử dụng và có giá trị 100% giá trị voucher thuộc về Zľavomat.
Toàn bộ quy trình diễn ra như sau:
4. Quyết toán trong trường hợp dịch vụ
Trong giao diện của bạn có sẵn để tải về tổng quan tất cả các khoản thanh toán đã nhận, nhằm mục đích xuất hóa đơn thuế cho khách hàng và nộp thuế GTGT. Bạn sẽ tìm thấy chúng trong tab Quyết toán – Tổng quan thanh toán chương trình. Bằng cách nhấn nút màu xanh Đơn hàng đã thanh toán, bạn sẽ tải về máy tính danh sách tất cả các đơn hàng đã thanh toán và đã hủy của toàn bộ chương trình. Tương tự, bạn có thể tải về Tổng quan cho GTGT, bao gồm dữ liệu về doanh số bán hàng theo từng tháng. Bạn cũng có thể xuất tổng quan cho tất cả các chương trình cùng lúc.
Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy Tổng quan thanh toán cho từng chương trình. Tổng quan này cần được hạch toán cho tháng đó và cũng cần hạch toán và nộp thuế GTGT từ các khoản thanh toán đã nhận. Chúng tôi khuyên bạn nên hạch toán từng khoản thanh toán riêng lẻ để dễ dàng đối chiếu với các voucher đã sử dụng.
Sau khi các phiếu mua hàng được Khách hàng sử dụng, trong phần Quyết toán – Quyết toán chương trình sẽ xuất hiện quyết toán cho chương trình đó. Cùng với quyết toán sẽ có hóa đơn hoa hồng được khấu trừ từ tổng doanh thu. Tại thời điểm này, bạn nhận tiền vào tài khoản ngân hàng của mình.
Sau khi mở quyết toán, bạn sẽ thấy tổng hợp doanh thu và đồng thời phân chia từng giao dịch theo ID chương trình và các biến thể. Với mỗi biến thể sẽ có số lượng và tổng doanh thu. Hóa đơn hoa hồng bao gồm hoa hồng của Zľavomat cho các dịch vụ đã cung cấp. Hóa đơn này đã được khấu trừ từ tổng doanh thu, do đó bạn không cần phải thanh toán.
Trong tổng quan các voucher đã quyết toán, bạn sẽ tìm thấy tổng quan về việc sử dụng voucher trong kỳ tương ứng. Tổng quan này cho phép bạn đối chiếu các voucher đã thanh toán với các voucher đã sử dụng. Bạn sẽ tìm thấy số đơn hàng, ngày thanh toán, ngày sử dụng, giá voucher, mức hoa hồng, v.v.
Tất cả các phiếu mua hàng đã sử dụng bạn sẽ tìm thấy trong phần Voucher. Bạn có thể dễ dàng lọc chúng theo Chương trình và ngày sử dụng và sau đó đối chiếu với quyết toán cần thiết. Tệp có thể tải về dưới dạng Excel.
5. Quyết toán trong trường hợp hàng hóa
Trong trường hợp mua hàng hóa, có sự khác biệt là hàng hóa đã mua sẽ được sử dụng trực tiếp sau 19 ngày kể từ khi hàng hóa được Khách hàng đánh dấu là đã nhận. Mỗi hàng hóa phải được đánh dấu là đã giao (trạng thái đơn hàng bạn sẽ tìm thấy trong phần Đơn hàng hàng hóa). Trong trường hợp phí vận chuyển, chúng tôi không tính hoa hồng, toàn bộ số tiền vận chuyển thuộc về bạn.
Khi quyết toán, mục lựa chọn sẽ mở rộng thêm danh mục Tổng quan thanh toán phí vận chuyển, nơi bạn sẽ tìm thấy tổng hợp theo từng ngày theo các công ty vận chuyển và có thể biết tổng số phí vận chuyển.
6. Vấn đề về thuế GTGT
Đối với phiếu một mục đích, việc chịu thuế xảy ra ngay khi bán dịch vụ, hoặc khi phát hành voucher. Việc sử dụng voucher (cung cấp dịch vụ thực tế hoặc giao hàng hóa) không còn được coi là chịu thuế, do đó tại thời điểm này sẽ không còn tính thuế GTGT nữa.
Tuy nhiên, các quy tắc này không áp dụng cho các phiếu giảm giá (ví dụ: voucher cho bất kỳ dịch vụ nào trị giá 50 €). Người nộp thuế GTGT phát sinh nghĩa vụ thuế tại thời điểm nhận tiền vào tài khoản ngân hàng của Zlavomat và khi cung cấp dịch vụ thực tế hoặc giao hàng hóa thì cơ sở tính thuế sẽ bằng 0.
Các dữ liệu cần thiết cho việc nộp thuế GTGT bạn sẽ tìm thấy trong phần Quyết toán – Tổng quan thanh toán chương trình – Đơn hàng đã thanh toán và Tổng quan cho GTGT.
Việc nộp thuế GTGT phát sinh từ:
- các hóa đơn thuế đã lập, nếu Khách hàng chứng minh là doanh nghiệp (xem mục 8),
- chứng từ nội bộ, từ việc bán phiếu cho người không phải doanh nghiệp,
- hóa đơn hoa hồng nhận được từ Zľavomat.
Trong báo cáo kiểm tra, việc nộp thuế GTGT được ghi nhận như sau:
- từ các hóa đơn thuế đã lập – trong phần A1,
- từ chứng từ nội bộ – trong phần D2,
- từ hóa đơn hoa hồng nhận được – trong phần B2.
7. Voucher chưa sử dụng
100% giá trị của các voucher chưa sử dụng thuộc về Zľavomat. Voucher chưa sử dụng ban đầu là doanh thu cho bạn (bạn nhận tiền vào tài khoản của chúng tôi) và nếu khách hàng không đến, nó sẽ xuất hiện trên hóa đơn hoa hồng của chúng tôi và trở thành chi phí cho bạn. Các khoản này sẽ được bù trừ cho nhau. Đối với voucher như vậy, bạn đã nộp thuế GTGT từ đầu nếu bạn là người nộp thuế GTGT. Khoản này sau đó cũng là chi phí cho bạn, do đó thuế GTGT sẽ được hoàn lại cho bạn cùng với hóa đơn hoa hồng của chúng tôi.
Voucher chưa sử dụng được ghi trên hóa đơn và trong hợp đồng được ghi chú là "Thù lao đặc biệt của nhà cung cấp".
Nếu bạn cung cấp dịch vụ với mức thuế GTGT khác với mức cơ bản, thì trong trường hợp voucher chưa sử dụng, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh cho các voucher chưa sử dụng được ghi trên hóa đơn hoa hồng cuối cùng và yêu cầu cơ quan tài chính hoàn lại thuế GTGT, vì dịch vụ chưa được cung cấp.
8. Phiếu một mục đích và phiếu đa mục đích
Từ ngày 1 tháng 10 năm 2019, sửa đổi luật số 222/2004 Z.z. về thuế giá trị gia tăng có hiệu lực, quy định các quy tắc mới về áp dụng thuế GTGT khi phát hành voucher. Việc đánh thuế GTGT được quy định tại § 9a và § 22 khoản 10 và áp dụng cho các voucher phát hành sau ngày 30. 9. 2019. Để áp dụng thuế GTGT, sửa đổi luật đã định nghĩa các khái niệm: phiếu một mục đích và phiếu đa mục đích.
- Phiếu một mục đích: phiếu mà tại thời điểm phát hành đã biết nơi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà phiếu áp dụng và thuế phải nộp cho hàng hóa hoặc dịch vụ đó,
- Phiếu đa mục đích: phiếu không phải là phiếu một mục đích.
Trong trường hợp phiếu một mục đích, ngày thực hiện nghĩa vụ thuế (DUZP) được coi là ngày chuyển giao (thanh toán) phiếu, khi khách hàng nhận voucher vào hộp thư điện tử của mình. Nếu có nghĩa vụ theo luật, tại thời điểm này phải lập hóa đơn thuế trong vòng 15 ngày. Khi sử dụng voucher thực tế, từ góc độ thuế GTGT không còn phát sinh việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, do đó sẽ không còn tính thuế GTGT nữa.
Đối với phiếu đa mục đích, việc cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng hóa chỉ xảy ra khi sử dụng voucher tại nhà cung cấp. Đối với phiếu đa mục đích, không biết thuế GTGT hoặc nơi thực hiện, do đó không có nghĩa vụ lập hóa đơn thuế khi chuyển giao và phát hành voucher. Hóa đơn thuế chỉ được lập khi thực hiện thực tế tại nhà cung cấp.
Sửa đổi luật không áp dụng cho các voucher giảm giá (ví dụ: giảm giá 20% cho mua hàng tùy chọn hoặc voucher cho bất kỳ dịch vụ nào trị giá 50 €). Đối với các loại voucher này, nghĩa vụ thuế phát sinh vào ngày nhận thanh toán từ khách hàng vào tài khoản ngân hàng của Zlavomat. Tuy nhiên, DUZP là vào ngày thực tế cung cấp dịch vụ, nhưng cơ sở tính thuế sẽ bằng 0 và sẽ được bù trừ với khoản thanh toán đã nhận (tạm ứng).
9. Lập hóa đơn thuế
Zľavomat chỉ là trung gian, do đó không thể lập hóa đơn thuế cho Khách hàng dưới tên mình. Bạn cần tự lập hóa đơn, với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ mà khách hàng ký hợp đồng mua bán. Theo § 72 luật số 222/2004 về thuế giá trị gia tăng, có nghĩa vụ lập hóa đơn cho pháp nhân hoặc cá nhân – doanh nghiệp. Khách hàng sau khi thanh toán phải thông báo về việc lập hóa đơn cho doanh nghiệp và cung cấp thông tin hóa đơn chính xác. Đối với cá nhân – không phải doanh nghiệp, luật không quy định phải lập hóa đơn, tuy nhiên việc lập hóa đơn như vậy không trái với luật (việc lập hóa đơn thuế như vậy không áp dụng cho việc sử dụng hỗ trợ nghỉ dưỡng).
Nếu khách hàng khi sử dụng dịch vụ đặt bất cứ thứ gì ngoài phạm vi voucher, bạn sẽ lập hóa đơn cho các khoản này đã đặt và thanh toán tại chỗ (ví dụ: đồ uống hoặc dịch vụ thể thao không bao gồm trong giá voucher).
Khi mua cho công ty, chúng tôi sẽ gửi ngay thông báo qua email về yêu cầu của khách hàng lập hóa đơn cho đơn hàng đó. Danh sách tất cả các yêu cầu bạn sẽ tìm thấy trong giao diện của mình ở phần Quyết toán trong mục Yêu cầu về hóa đơn.
Bằng cách nhấp vào mũi tên màu xanh, bạn sẽ thấy tất cả các thông tin cần thiết để lập hóa đơn thuế yêu cầu.
Sau khi lập hóa đơn yêu cầu, bạn có thể đánh dấu yêu cầu là đã xử lý.
Tương tự, bạn cũng có thể được thông báo về yêu cầu lập hóa đơn cho kỳ nghỉ của khách hàng bằng ghi chú "Mua cho công ty" trong giao diện của bạn ở phần Tổng quan đặt chỗ.
Chứng từ khi nhận thanh toán
Khi lập hóa đơn cho pháp nhân hoặc cá nhân – doanh nghiệp, cần lập hóa đơn thuế cho khoản thanh toán nhận được trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận thanh toán. Mẫu hóa đơn bạn có thể tìm thấy tại đây.
Theo sửa đổi luật có hiệu lực từ 1. 10. 2019, đối với phiếu một mục đích, nghĩa vụ lập Chứng từ khi nhận thanh toán sau khi mua voucher bị bãi bỏ và đồng thời sau khi thực hiện dịch vụ cũng không cần lập Chứng từ sau khi kết thúc dịch vụ. DUZP đã phát sinh vào ngày mua voucher, do đó chỉ cần lập một hóa đơn thuế hợp lệ trong vòng 15 ngày.
Voucher không phải là phương tiện thanh toán thay thế tiền mặt, do đó không có nghĩa vụ ghi nhận thanh toán mua voucher như vậy vào ERP, vì hàng hóa hoặc dịch vụ đã được thanh toán không dùng tiền mặt. Trong trường hợp mua thêm hàng hóa/dịch vụ (ví dụ: dựa trên phiếu giảm giá), cần tuân thủ quy định pháp luật hiện hành (đặc biệt là số 431/2002 Z. z. Luật Kế toán, số 289/2008 Z. z. về sử dụng ERP và số 511/1992 Zb. về quản lý thuế và phí và thay đổi trong hệ thống cơ quan tài chính địa phương) và ghi nhận doanh thu từ hàng hóa/dịch vụ mua như vậy bằng tiền mặt hoặc các phương tiện thanh toán khác thay thế tiền mặt vào ERP.
Trong trường hợp lập hóa đơn khi sử dụng quyền lợi từ quỹ xã hội của người sử dụng lao động, hóa đơn phải được lập cho người (hoặc công ty) đã đặt và sử dụng dịch vụ hoặc nhận hàng hóa. Nếu Người quan tâm không có nghĩa vụ lập hóa đơn (xem trên), để chứng minh với người sử dụng lao động có thể sử dụng voucher và người sử dụng lao động không có quyền yêu cầu hóa đơn lập theo tên công ty.